Legal Ease
14 Projekte · Auszug
Nachgewiesene Ergebnisse · Auszug
Digitale TransformationKanzleien & KMU
Reale Projekte. Echte Zahlen. Dies ist ein Auszug aus unseren abgeschlossenen Automatisierungsprojekten – von führenden Wirtschaftskanzleien bis hin zu mittelständischen Unternehmen.
14+
abgeschlossene Projekte
30.000+
eingesparte Arbeitsstunden
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Detaillierte Projektübersichten
Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte
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KMU & Mittelstand
Automatisierung im Mittelstand
KI und Prozessautomatisierung sind keine Großunternehmens-Themen mehr – hier sind Beispiele aus dem Mittelstand mit messbaren Ergebnissen.
Dies ist ein Auszug – weitere Projekte auf Anfrage verfügbar.
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API-Integration Gerichtsverwaltungssysteme Kalender-Synchronisation Automatische Benachrichtigungen CMS-Anbindung
−90%
Bearbeitungszeit
Von 18 Min auf 2 Min pro Termin
0
Doppelbuchungen
Von 8 pro Monat auf 0
+300%
Zuteilungen/Tag
Von 50 auf 200 Zuteilungen
−40%
Zeitaufwand/Tag
Von 16,5h auf 6,5h täglich
Kennzahl Vorher Nachher Verbesserung
Durchschnittliche Bearbeitungszeit/Termin 18 Min 2 Min −90% Doppelbuchungen/Monat 8 0 −100% Terminbestätigungen manuell automatisiert +100% Zuteilungen bzw. Umverteilungen/Tag 50 200 +300% Manueller Zeitaufwand/Tag 16,5h 6,5h −40%
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1–2: Analyse & Konzeption
IST-Analyse der bestehenden Terminprozesse Mapping der Gerichtsschnittstellen Konzeptentwicklung und Freigabe Technische Spezifikation 2
Woche 3–4: Entwicklung & Integration
Anbindung an internes CMS Kalendersystem-Integration Automatisierte Benachrichtigungslogik Erste Tests und Bugfixes 3
Woche 5–6: Testing & Rollout
Umfassende Systemtests Mitarbeiterschulung (2 Termine) Pilotphase mit ausgewählten Terminen Vollständiger Rollout und Optimierung
Ausgangssituation
Manuelle Terminprüfung für über 20 Partnerkanzleien 21 Tage Vorausplanung der Zuordnung 5–20 Minuten pro Gerichtstermin Händische Zuteilung ohne Rückmeldung Verspätete Rückmeldungen führten zu kurzfristigen Umverteilungen Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 Projektmanager Vollbetreuung mit 2 Schulungsterminen Projektdauer: 6 Wochen Direkte Integration in die Kanzleisoftware
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OCR-Scanner Mobile App Cloud-Synchronisation Reisekosten-Management-System CMS-Integration
78%
Zeitersparnis
Von 3,5h auf 45 Min/Monat
83%
Fehlerreduktion
Fehlerrate von 12% auf 2%
79%
Schnellere Erstattung
Von 14 Tagen auf 3 Tage
0%
Belegverluste
Von 8% auf 0%
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1–2: Anforderungsanalyse
Analyse der bestehenden Reisekostenprozesse Erfassung der Buchführungsanforderungen Konzeption der mobilen Lösung 2
Woche 3–4: App-Entwicklung
Mobile App-Entwicklung mit OCR-Funktion Backend-System für Datenverarbeitung 3
Woche 5–6: Integration & Automatisierung
Integration in bestehende Buchhaltungssoftware Automatisierte Berechnungslogik implementieren
Ausgangssituation
Manuelle Sammlung und Prüfung von Belegen Excel-basierte Abrechnungen 3–4 Stunden monatlicher Aufwand pro Anwalt Fehleranfällige Berechnungen Verzögerungen bei Erstattungen Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 UX-Designer, 1 Projektmanager Vollbetreuung mit kontinuierlichem Support Projektdauer: 8 Wochen
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KI/ML OCR beA-Anbindung Intelligente Posteingangs-Suite Validation Station
−85%
Manuelle Bearbeitung
Bearbeitungszeit von 150 auf 20 Min/Tag
−80%
Fehlerrate Zuordnung
Von 15% auf 3%
8×
Schnellere Durchlaufzeit
Von 240 Min auf 30 Min
100%
beA-Automatisierung
Vollständige beA-Integration
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1–3: Datenanalyse & KI-Training
Analyse bestehender Posteingangsstrukturen Sammlung und Kategorisierung von Trainingsdaten Initiales KI-Modell-Training für Dokumententypen 2
Woche 4–9: Systemarchitektur & Kernfunktionen
Entwicklung der beA-Anbindung E-Mail-Integration und OCR-Pipeline Validation Station mit Ergebnis-Gegenüberstellung Mandatszuordnung und Priorisierungslogik 3
Woche 10–18: Optimierung & Rollout
Feintuning der KI-Modelle mit echten Daten Mitarbeiterschulungen und schrittweiser Rollout HyperCare mit wöchentlichen Review Sessions
Ausgangssituation
Manuelle Sortierung von E-Mails, beA und physischer Post 2–3 Stunden täglicher Aufwand pro Assistenz Verzögerungen bei wichtigen Dokumenten Unstrukturierte Ablage und Zuordnung Hohe Fehlerquote bei der Kategorisierung Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 KI-Spezialist, 1 Projektmanager, 2 SME Vollbetreuung mit intensivem Training aller Mitarbeiter Projektdauer: 18 Wochen
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Digitale Signatur beA-Integration E-Mail-Automation UiPath Bot & Orchestrator iManage Exchange
−82%
Zeit/Dokument
Von 45 Min auf 8 Min
−100%
Zeit/beA Nachricht
Von 5 Min auf 0 Min
−60%
Versandkosten/Monat
Von 850€ auf 340€
Sofort
Zustellzeit
Statt 2–3 Tage vorher
Kennzahl Vorher Nachher Verbesserung
Bearbeitungszeit/Dokument 45 Min 8 Min −82% Bearbeitungszeit/beA Nachricht 5 Min 0 Min −100% Versandkosten/Monat 850€ 340€ −60% Zustellzeit 2–3 Tage Sofort −100% Nachverfolgung manuell automatisch +100%
Ausgangssituation
Manuelle Erstellung und Versendung von beA-Nachrichten Manueller Postversand mit hohem zeitlichem Aufwand Nachverfolgung über separate Systeme 20 Minuten Ø Bearbeitungszeit pro Nachricht Fehlende Zustellbestätigungen Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 beA Admin, 1 SME, 1 Projektmanager Vollbetreuung Projektdauer: 14 Wochen Software: beA Client, CMS, Exchange, UiPath, iManage
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DAT-API Integration UiPath Bot & Orchestrator RPA Exchange CMS-Integration
89%
Zeitersparnis
Von 18 Min auf 2 Min
+1000%
Kapazitätssteigerung
Von 50 auf 500 Bewertungen/Tag
80%
Fehlerreduktion
Übertragungsfehler von 8% auf 2%
−80%
Kostenreduktion
Von 15€ auf 3€/Bewertung
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1: API-Integration
DAT-API Anbindung und Authentifizierung BPMN Projektplan inkl. Zielprozessdefinition 2
Woche 2–3: Automatisierung
Entwicklung der automatisierten Bewertungslogik API Anbindung zu internem CMS Exchange-Einrichtung zur Informationsübertragung 3
Woche 4: Testing & Rollout
Tests, Schulung und Produktivschaltung Wöchentliche Review Sessions für Rückfragen
Ausgangssituation
Manuelle DAT-Abfragen über Webportal 15–20 Minuten pro Fahrzeugbewertung Übertragungsfehler bei Datenerfassung Fehler bei der Bearbeitung gesperrter Fälle Keine automatische Dokumentation Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 Projektmanager Vollbetreuung mit API-Management Projektdauer: nur 4 Wochen
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CMS-API Integration UiPath Bots & Orchestrator Serienbrief / Word DocuSign QR-Codes
−97%
Erstellungszeit
Von 10 Min auf 20 Sek
−88%
Upload-Zeit/Dokument
Von 8 Min auf 1 Min
−96%
Suchzeit für Dokumente
Von 12 Min auf 0,5 Min
+100%
Struktur & Nomenklatur
Von inkonsistent zu standardisiert
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1–2: CMS-Analyse
Analyse der bestehenden CMS-Struktur und API Definition SQL Query zur Serienbrieferstellung Optimierung der DocuSign Envelops 2
Woche 3–4: Entwicklung
Entwicklung der Upload-Automatisierung Iterative Erstellung der Serienbriefe mit QR Codes Workaround-Workflow für nicht digitale Kanzleien 3
Woche 5: Integration & Testing
Integration, Tests und Schulung Information an alle Verfahrensbeteiligten
Ausgangssituation
Manuelle Erstellung von Vergleichsdokumenten Manuelle Umbenennung und Ablage ins CMS Zeitaufwändige Suche nach Akte & Verfahren Inkonsistente Dokumentenstruktur und Nomenklatur Fehlende Verknüpfung zu Mandaten Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 SME, 1 Projektmanager Vollbetreuung mit CMS-Optimierung Projektdauer: 5 Wochen
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OCR KI/ML für Datenextraktion CMS-Integration Intelligente Dokumentenverarbeitung
88%
Zeitersparnis
Von 25 Min auf 3 Min/Dokument
+23%
Datenqualität
Von 78% auf 96%
+42%
Kategorisierungsgenauigkeit
Von 65% auf 92%
88%
Schnellere Auswertung
Von 2h auf 15 Min
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1–2: Datenanalyse
Analyse bestehender Vergleichsdokumente Definition der Datenstrukturen 2
Woche 3–5: KI-Entwicklung
Training der KI für Dokumentenerkennung Entwicklung der Datenextraktion 3
Woche 6–8: Integration & Optimierung
CMS-Integration Tests und Optimierung
Ausgangssituation
Manuelle Erfassung von Vergleichsdaten Papierbasierte Dokumentation Zeitaufwändige Datenextraktion Fehlende Strukturierung für Auswertungen Hohe Fehlerquote bei der Dateneingabe Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 KI-Spezialist, 1 Projektmanager Vollbetreuung mit KI-Training Projektdauer: 8 Wochen
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OCR RegEx (multi) Klagemanagement-System BPMN Validation Station CMS-Integration
−80%
Bearbeitungszeit/Klage
Von 25 Min auf 5 Min
0%
Übersehene Fristen
Von 3% auf 0%
+44%
Aktenanlage-Konsistenz
Von 68% auf 98%
4.500h
Zeiteinsparung/Jahr
Nachweisliche Einsparung annual
Kennzahl Vorher Nachher Verbesserung
Bearbeitungszeit/Klage 25 Min 5 Min −80% Zuordnungsgenauigkeit 75% 94% +25% Übersehene Fristen 3% 0% −100% Aktenanlage-Konsistenz 68% 98% +44% Zeiteinsparung Annual – ca. 4.500h 4.500h/Jahr
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1–3: Analyse & Konzeption
Analyse der Klageprozesse und Zuordnungslogik Prozessdefinition nach BPMN Planung Validation Station Business Case Berechnung und Freigabe 2
Woche 4–8: Entwicklung
Definition der RegEx Verfahren für Klagenerkennung Mandatszuordnung via Gerichts-AZ / CMS-Abgleich Entwicklung Anlageprozess nach Validation Event-getriggerte Verfahrensstatus-Updates 3
Woche 8–10: Integration & Testing
System-Integration und Rollout HyperCare Phase (SLA unter 1 Tag) Change Management Training wöchentlich Promo- und Trainingsvideo erstellt
Ausgangssituation
Manuelle Bearbeitung von ca. 1.000 Klagen/Tag Zeitaufwändige Mandatszuordnung und Anlage Übersehen von Fristen (3%) Inkonsistente Aktenanlage Riesige Klage-Eingangswelle band viele Kapazitäten Team & Betreuung
2 Entwickler, 1 Projektmanager, 1 PMO, 2 SME Vollbetreuung mit intensivem Training Projektdauer: 10 Wochen
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UiPath Orchestrator Unattended Bots CMS-Integration Exchange QR-Codes
82%
Zeitersparnis
Von 45 Min auf 8 Min/Abrechnung
92%
Fehlerreduktion
Berechnungsfehler von 12% auf 1%
−80%
Schnellere Abrechnung
Von 5 Tagen auf 1 Tag
250h
Zeiteinsparung MA
+ 31% Mandantenzufriedenheit
Umsetzung – Schritt für Schritt
1
Woche 1–2: Kostenanalyse
Analyse der Aufgabenspezifika durch SME Kostenstrukturen und Abrechnungsverfahren BPMN Plan & Business Case Berechnung 2
Woche 3–6: Automatisierungsentwicklung
Entwicklung der automatisierten Berechnungslogik Integration Exchange ins CMS Erstellung Template für Zahlungsanweisung Wöchentliche Sprints und Tests 3
Woche 6–8: Integration & GoLive
Finale Tests und Abnahme durch PO HyperCare Phase (SLA unter 1 Tag) Wöchentliche Feedback-Runden
Ausgangssituation
Manuelle Erstellung von Zahlungsanweisungen Zeitaufwändige Kostenberechnung durch Datensichtung Fehleranfällige Abrechnungen, keine Nachvollziehbarkeit Verzögerungen bei Mandantenabrechnungen Inkonsistente Dokumentation Team & Betreuung
1 Entwickler, 1 Projektmanager, 1 Partner, 1 SME Vollbetreuung mit CMS-Integration Projektdauer: 8 Wochen
Übergreifende Erfolge
Gemeinsame Projektmerkmale
Was alle Projekte verbindet – nachweisliche Ergebnisse, kein Versprechen.
80–90%
Ø Zeitersparnis pro Projekt
30.000+
eingesparte Billable Hours
Kritische Erfolgsfaktoren
🔍
Gründliche Analyse
Detaillierte Erfassung der bestehenden Prozesse vor jeder Implementierung – kein Blind-Start.
🪜
Schrittweise Umsetzung
Kontinuierliche Integration ohne Betriebsunterbrechung – Evolution statt Revolution.
🎓
Intensive Schulungen
Umfassende Mitarbeiterbetreuung während der Umstellung – Change Management als Kernleistung.
📈
Kontinuierliche Optimierung
Nachbetreuung und Anpassungen nach Go-Live – HyperCare als Standard in jedem Projekt.
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90%
Zeitersparnis
bei Protokollerstellung
~120h
Einsparung/Monat
teamweit
4 Mon.
ROI-Zeitraum
vollständige Amortisation
100%
Auto-Protokoll
ohne manuelle Nacharbeit
Vorher – Manuelle Prozesse
Meetings manuell mitschreiben oder nachträglich tippen
Protokolle erst Stunden/Tage nach dem Meeting fertig
Wichtige Entscheidungen gehen im E-Mail-Chaos verloren
Kein zentraler Wissensspeicher – Wissen bleibt in Köpfen
Neue Mitarbeiter müssen langwierig eingearbeitet werden
Nachher – Automatisiert mit KI
Meetings werden automatisch transkribiert und zusammengefasst
Protokoll ist unmittelbar nach dem Meeting fertig
Entscheidungen und Aufgaben werden automatisch extrahiert
Zentrales Wissens-Wiki wächst automatisch mit
Onboarding durch sofortigen Zugriff auf strukturiertes Wissen
KI-Transkription
Wissensdatenbank
CRM-Integration
n8n Automation
Notion / Confluence
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75%
Zeitersparnis
bei Datenpflege
4
Sprachen
vollautomatisch unterstützt
5 Mon.
ROI-Zeitraum
vollständige Amortisation
0
Datenverluste
alle Infos sofort im CRM
Vorher – Manuelle Prozesse
Außendienstler tippen Notizen am Abend nach langen Arbeitstagen
Sprachbarrieren führen zu fehlerhafter oder fehlender Dokumentation
CRM-Daten oft lückenhaft oder veraltet
Informationen gehen auf dem Weg ins Büro verloren
Zeitverzögerung zwischen Kundenkontakt und CRM-Eintrag
Nachher – Automatisiert mit KI
Sprachmemo direkt vor Ort aufnehmen – fertig
KI transkribiert, übersetzt und strukturiert automatisch
CRM-Eintrag wird in Echtzeit angelegt oder aktualisiert
Alle Sprachen gleichwertig unterstützt
Vollständige, zeitnahe Dokumentation ohne Extra-Aufwand
Spracherkennung (Whisper)
KI-Übersetzung
CRM-API
n8n Automation
Mobile App
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85%
Zeitersparnis
im Telefondienst
100+
Anrufe gleichzeitig
ohne Wartezeit
3 Mon.
ROI-Zeitraum
vollständige Amortisation
24/7
Erreichbarkeit
auch außerhalb der Öffnungszeiten
Vorher – Manuelle Prozesse
Rezeption / Mitarbeiter nehmen Anrufe manuell entgegen
Warteschleifen und verpasste Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten
Terminplanung bindet wertvolle Arbeitszeit
Keine Skalierbarkeit bei Anrufspitzen
Doppelbuchungen und Koordinationsfehler
Nachher – Automatisiert mit KI
KI-Assistent nimmt jeden Anruf sofort entgegen
Versteht Anliegen und bucht direkt im Kalender
Automatische Bestätigungs-SMS / -E-Mail an den Kunden
Unbegrenzt skalierbar – kein Engpass bei Stoßzeiten
24/7 erreichbar, auch nachts und am Wochenende
Voice-KI
Kalender-API
CRM-Integration
Twilio / VAPI
n8n Automation
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95%
Zeitersparnis
bei Lead-Recherche
1.000+
Leads/Tag
vollautomatisch
−99%
Lead-Kosten
vs. manueller Recherche
2 Mon.
ROI-Zeitraum
vollständige Amortisation
Vorher – Manuelle Prozesse
Vertriebsmitarbeiter recherchieren Leads manuell stundenlang
Veraltete oder unvollständige Kontaktdaten
Hohe Kosten für externe Lead-Datenbanken
Maximale Kapazität: ~50–100 Leads/Tag pro Mitarbeiter
Keine Skalierung ohne Personalaufbau
Nachher – Automatisiert mit KI
Automatisches Web-Scraping nach definierten Zielgruppen-Kriterien
KI validiert und ergänzt Kontaktdaten in Echtzeit
Direkte CRM-Integration – Leads sofort nutzbar
1.000+ qualifizierte Leads täglich ohne Personalaufwand
Kosten pro Lead von mehreren Euro auf Cent-Bereich gesenkt
Web-Scraping
Datenvalidierung
CRM-Export
n8n Automation
Apollo / Hunter.io
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88%
Zeitersparnis
im Outreach-Prozess
200+
Vernetzungen/Woche
vollautomatisch
5×
Antwortrate
durch KI-Personalisierung
3 Mon.
ROI-Zeitraum
vollständige Amortisation
Vorher – Manuelle Prozesse
Manuelles Suchen, Klicken und Schreiben auf LinkedIn
Generische Nachrichten mit geringer Rücklaufquote
Maximal 20–30 Kontaktanfragen täglich möglich
Kein systematisches Follow-up-Management
Leads werden nicht automatisch ins CRM übertragen
Nachher – Automatisiert mit KI
KI analysiert Profile und erstellt personalisierte Nachrichten
Automatischer Versand von Kontaktanfragen & Follow-ups
200+ Vernetzungen pro Woche ohne manuellen Aufwand
Positive Antworten werden direkt ins CRM gespeist
A/B-Testing der Nachrichten für kontinuierliche Optimierung
LinkedIn-API
KI-Texterstellung
n8n Automation
CRM-Integration
A/B-Testing
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Bereit für den
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